マネーフォワード クラウドマイナンバーとは
マネーフォワードが提供しているマイナンバー管理システムで、セキュリティ強化を最優先事項として開発された、中小企業、個人事業主向けのサービスです。従業員や取引先のマイナンバー収集から廃棄までの全てをクラウド上で完結するため、適切に管理が出来き手間がかかりません。
メリット
マイナンバー管理は特定個人情報の漏洩や紛失を防ぐため、適切な安全管理措置を講じる必要があります。クラウドサービスを利用することで、通常多くの費用がかかる物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を中心に、コストや手間の削減が出来きる上、マイナンバーを万全のセキュリティで管理するソリューションを提供しています。
・以下4点が、企業や個人事業主に求められる安全管理措置です。
利用イメージ
マネーフォワード クラウドマイナンバーを利用することで、安全かつ管理の手間が大幅に削減することができます。
セキュリティ対策
マイナンバーは完全に削除が可能
システムに登録したマイナンバーは、従業員の退職等、保管が不要になり破棄した場合、データベースから完全に削除することができます。システム上に不要なマイナンバーが残りません。
本人確認データも完全に削除が可能
マイナンバーの登録に使用した本人確認書類(番号確認書類と身元確認書類の画像データ)は、確認でき次第システム上から完全に削除することができます。不要な個人情報はシステム内部に残りません。
アクセス権の制御が可能
マネーフォワードクラウドマイナンバーでは、従業員全員に個別IDを発行することが可能です。IDの権限設定で、 マイナンバーにアクセス可能な人、出力・印字可能な人を制限できます。
不正アクセスの防止
マネーフォワードクラウドマイナンバーでは、二段階認証を導入しています。認証コードを利用することでログインのセキュリティを強化します。
盗難防止・フィッシング・スパイウェア対策
マネーフォワードクラウドマイナンバーはSSL接続のみでご利用いただくことが可能です。256bit SSL暗号化通信により 、通信データを暗号化し、大切な個人情報の漏洩・盗聴・ 改ざんを防ぎます。
パスコードでなりすましを防止
マイナンバー送信する場合、事業者が設定して社内掲示板や別紙等の各社の指定方法で通知されたパスコードの入力が必要です。収集メールが飛んできた際、なりすまし事業者を判別することができます。
業務フロー
ピックアップ機能
取得機能
本人確認書類は、スマホ撮影したデータをアップロードするだけで完了
本人確認に必要な番号確認書類（通知カードもしくは番号付き住民票）と身元確認（運転免許証もしくはパスポートなど）の提出は、書類をスマホで撮影してマネーフォワードクラウドマイナンバーでアップロードするだけで完了させることができます。
選べる収集方式
1）ID・パスワード方式
発行したID・パスワードでマネーフォワード クラウドマイナンバーにログインすることで、セキュアにオンライン上でマイナンバーと本院確認書類が収集できます。
２）ワンタイムURL方式
1度きりの取引先などに対して、ワンタイムURLを 送信することで、セキュアにオンライン上でマイナンバーと本人確認書類 が収集できます。
３）QRコード方式
マイナンバー管理者はQRコードを印刷し、配布するだけ で登録依頼が可能になり、マイナンバー提供者はQRコードを読み取るだ けで簡単に登録ページが表示されます
マイナンバーの収集は対象に対応
マイナンバーの収集対象である従業員、扶養家族、取引先、株主に対応し、取得・管理を行えます。
一括収集機能
従業員（扶養含む）など、収集相手ごとに、依頼する本人確認書類、通知する利用目的を分けて、一括で収集依頼が可能です。
一覧画面上で収集状況の確認
マイナンバーの提出未依頼、提出依頼中、取得済といったステータスを一元管理でき、収集漏れを防ぎます。
従業員情報とマイナンバーの紐づけ管理が可能
マネーフォワード クラウドマイナンバーで授業員情報が管理できます。
担当者が登録した従業員情報に対して、各従業員から送信されるマイナンバーと本人確認情報を紐づけできるため、登録の間違いを防ぎます。
また、CSVアップロード機能もあるため、従業員情報（社員番号、従業員氏名）の一括登録が可能です。
マネーフォワード クラウド給与との連携
マネーフォワード クラウド給与を利用されている場合、マネーフォワードクラウド給与に登録された社員場号と従業員氏名をマネーフォワード クラウドマイナンバーにボタンひとつで同期させることが可能です。
利用・提供機能
マネーフォワード クラウド給与との連携
マネーフォワードクラウド給与と連携すると、源泉徴収にマイナンバーを印字できます。クラウド上で完結するため、データが端末に 残る心配もなく、連携の設定も簡単で手間がかかりません。 印字した履歴をマイナンバー出力履歴として自動でログを残します 。
ログイン履歴・利用履歴の確認
ログイン履歴管理機能でマネーフォワードクラウドマイナンバーへアクセスした人を特定できます。 マイナンバー表示履歴管理機能で、マイナンバーを表示した人と表示された人を特定できます。マイナンバー出力履歴管理機能で、マネーフォワードクラウド給与連携で源泉徴収票等に印字された履歴や、CSVファイルのエクスポート履歴が管理できます。
csv出力により、他社給与ソフトとの連携
マイナンバーのCSVファイル出力にも対応しています。お使いの給与計算ソフトと連携が可能です。CSVファイルに出力した履歴をマイナンバー出力履歴として自動でログを残します。
保管・破棄
マイナンバーはセキュアなクラウド上に暗号化して保管
マイナンバーを含む特定個人情報の全ては暗号化されてクラウド上 のデータベースに保管します。不用意に手元の端末にデータを残す ことがないため、端末がウイルスに感染した場合や、破損があった場合も安心です。
不要になったマイナンバーの廃棄時期をアラートでお知らせ※開発中
法定保存期間を過ぎた書類をアラートでお知らせしてくれます。廃棄対象の書類に印字されたマイナンバーが退職者んお個人番号や取引がない法人の法人番号で、データベースに残っている場合は合わせてアラートでお知らせをしてくれます。
利用目的を記録
収集時に提示した利用目的を、特定個人情報と共にデータベースに保管。利用目的以外のマイナンバー不正利用を防止します。
マイナンバーを削除時、削除対象者に通知※開発中
保存期間を過ぎたマイナンバーを削除する場合、削除した対象者に削除したことを証明する通知を自動で送信します。
マイナンバーを手作業で管理する場合のリスクと手間
マネーフォワード クラウドマイナンバーを利用してみよう
マネーフォワード クラウドマイナンバーは、管理が大変な個人情報を適切に管理するサービスで、人事や総務の工数削減にも貢献します。適切に個人情報を管理するためにも、ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。
