・この記事では、連絡が付かなくなった場合の対処法、当日キャンセルされないようにする対応を紹介しています！
・具体的な改善方法としては、「すぐに、丁寧に連絡すること」「前日にリマインドメールを送ること」「チャットツールを利用すること」が挙げられます！
「中途採用や、新卒採用、アルバイト採用の際に、応募者と連絡がつかなくなった」
「面接の日に連絡がつながらなくなり、ドタキャンされてしまった」
といった悩みを抱えている採用担当の方は多いのではないでしょうか？
せっかく応募までの行程や、日程調整などの時間を使ったのに、応募者の方と連絡がつかなくなってしまうと、意味がなくなってしまいます。
この記事では、応募者と連絡が付かなくなった場合の対処法、と応募時の３つのする方法をご紹介します。
「面接前の辞退」「当日ドタキャン」への対策方法
応募者の方にとって、「他に受けている会社があって、貴社はその候補の一つである」ということが多いでしょう。
応募者のキャンセルを防ぐためには、他の企業の面接も受けている応募者にとって、「この会社に面接に行きたい」と思ってもらうことが大切です。
そのため、応募時の初回対応では、以下３つの事を心がけましょう。
１ 「すぐに」「丁寧に」連絡する
２ 前日にリマインドメールを送る
３ チャットツールを利用する
それではこの３つを詳しく解説していきます。
「すぐに」「丁寧に」連絡する
面接の予定時刻を超えても求職者の方が来ない場合、「すぐに」「丁寧に」連絡することが大切です。
この際には、メールやチャットなどやりとりをしていたツールで連絡して、それでも連絡が取れない場合に電話をしてみましょう。
求職者の方と、日程調整の際に、正確に情報を伝えれていない可能性や、何らかの事情で連絡が取れなくなっている可能性もあるため、早ければ早いほど、連絡がつく可能性は高くなります。
また、連絡する際には、求職者の方のミスであったとしても、決して高圧的な態度を取ることは、避けましょう。
丁寧なメッセージを、メールや電話で伝えることで、応募者の会社に対しての印象も良くなるでしょう。
スムーズに日程を再調整して、応募者に安心して面接に来てもらうためにも、いかに早く・丁寧に対応できるかが大切です。
すぐに面接日時の候補日を送れない場合
他の採用業務で忙しい場合や、他の採用担当者・面接官も忙しくて、すぐに面接候補日を送れない場合は、
まずは、すぐにお礼のメールや連絡だけしましょう。
そして「１日以内に面接候補日を送りますね」などを記載するだけで、応募者に安心感を与えます。
連絡がいつまでもない企業に対して、
応募者にとって、時間がたつごとに「不安」を持ちます。
まず１通のメールを「すぐに」送るか・送らないか。
これだけでも面接前辞退を防ぐ対策に有効です。
メッセージを送る時、できるだけ営業時間内に対応してください。
なぜ営業時間内にメール返信しない、電話連絡しない（営業時間外にメールも電話もしない）のかというと、
特に中途採用からの応募は深夜にメールで入る事があります。
それが夜10時の応募だとして、同じく夜10時に返信すると、
応募者からみると「深夜まで働かされる会社」に見てしまいます。
そのため、早い返信を心掛けつつも、深夜や休日での対応はできる限り避けましょう。
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「新しい応募順」に連絡する
休日に応募が何件かあった場合に、「新しくきた応募から対応する」ということは、とても大切です。
土日が休日の場合、「日曜の夜の人」を一番先に返信して、最後に「土曜の人」にする方が、より面接前辞退は減るでしょう。
新しい応募順に返した方が良い理由としては、「土曜の人」は、応募から時間が立ちすぎているからです。
基本的に、応募者は複数企業に同時応募することが多く、
すでに他の企業に興味を持っている可能性があります。
そのため確率論ですが、古い応募は後にして、
新しい応募の人からコンタクトした方が面接率は高まります。
親切に対応する
応募者の方とメールでやり取りをする際に、親切に対応することは、連絡を途絶えないようにするために、とても重要です。
ある程度はひな形の文章をベースに、
数行でもいいので応募者に「あなただけに」と感じてもらう内容を混ぜましょう。
例えば応募者の職歴や、住んでいる地域に関してのことを、数行書いているだけで、メールを受け取った応募者にとっても、
親切な採用担当者、会社として感じてもらえるでしょう。
このようにすることで、応募者は「きちんと評価や働きぶりを見てくれる会社かも」と思ってもらえる可能性があるため、
面接前の辞退が減ります。
前日にリマインドメールを送る
当日キャンセルを防ぐために、やっておきたいこととして挙げられるのは、「前日にメールを送る」ことです。
中途採用の場合、現職で働きながら、他の企業の面接を受けている応募者も多いですし、
新卒採用やバイト採用の場合でも、学業や家庭と両立しながら仕事を探している方が多いでしょう。
そのため、採用の日程を間違えてしまうことや、忘れてしまうことが起きてしまいます。
「当日になって来ない」、または「面接時間を間違えた」といったことを可能な限り防ぐために、前日にリマインドメールを送るだけでも再調整の可能性が少し減ります。
「明日お会いできるのを楽しみにしております」
などの短いメールを１通送っておくだけで、応募者の方にとっても安心して面接に挑むことができるでしょう。
チャットツールを利用する
面接の当日キャンセルや、日程調整時に連絡がつかなくなってしまうことを防ぐために、チャットツールを使うことは非常に有効な手段です。
特に、新卒採用や、アルバイト採用など、比較的若い年齢層の方を採用したい場合、チャットツールで面接までの流れを組むのが効果的です。
メールやSMSを頻繁に見る人が減っている中で、チャットの場合は手軽にやり取りができるため、返信率も上げることができます。
実際に自社の採用支援している企業の中でも、チャットを導入したことで、面接設定率が18％→36％に改善したという例があります。
メールよりも気軽に送れる点や、応募者の都合で日程設定ができるメール、電話だと企業からの連絡を待つという作業が発生してしまう心配が必要なく、
待っている間に移動したり、気持ちが変わったりすることによって連絡がつかなくなることを防ぐことができます。
ここまで採用面接でのキャンセルを防ぐ方法についてご紹介しましたが、いかかだったでしょうか？
応募者の方とのやりとりで困ったことがあった場合は、今回紹介した改善策を参考にしていただければ幸いです。
